Guia de uso

Cadastrar tudo de uma vez

Se a clínica já tem uma planilha, um documento ou até uma lista no papel, não precisa digitar nada de novo. A IA lê o arquivo e monta os serviços, os profissionais e os horários para você conferir.

1. No painel, abra Cadastro rápido (o botão fica em Primeiros passos e em Equipe e horários).
2. Envie a planilha, o Word ou o PDF, ou escreva do seu jeito, como explicaria para uma recepcionista nova. Também dá para baixar a planilha modelo.
3. Confira o que a IA organizou. Corrija o que precisar ali mesmo.
4. Clique em Gravar cadastro.

Dica: se a planilha tiver pacientes ou consultas marcadas, o painel pede uma confirmação antes de gravar, porque são dados de saúde.

Serviços, profissionais e horários

É daqui que a Nina tira tudo o que oferece ao paciente: o que a clínica atende, quanto tempo dura, quanto custa, quem atende e em que dias. Ela nunca oferece um horário fora do que está cadastrado.

1. Abra Equipe e horários.
2. Em Serviços, escreva o nome, a duração e o valor, escolha presencial, online ou os dois e clique em Adicionar serviço.
3. Em Profissionais, marque os dias e os horários de cada um e quais serviços ele faz (nenhum marcado = atende todos).

Online: com o Google Agenda conectado em Integrações, cada consulta online ganha um link do Google Meet, enviado ao paciente. Profissional e Clínica+

Conectar o WhatsApp da clínica

A conexão é feita numa janela oficial da Meta, a dona do WhatsApp. A clínica continua dona do número e da conta.

1. Abra WhatsApp no menu (aparece para o dono e os administradores).
2. Clique em Conectar WhatsApp e siga os passos na janela da Meta, com a sua conta do Facebook de dono da clínica.
3. Escolha o número da clínica. Ele aparece em Números conectados com o nome e a qualidade.

Modo ensaio: clínica nova começa com a Nina respondendo só aos números de teste da equipe (o celular do cadastro já entra). Teste do seu celular e, quando estiver bom, clique em Ligar a Nina para os pacientes na mesma página. Antes de conectar, dá para conversar com a Nina no Simulador, no menu do painel.

Usa o app WhatsApp Business no celular? Dá para continuar com ele: as conversas aparecem no celular e no painel ao mesmo tempo.

Mensagens da Meta: a Meta cobra por mensagem entregue, com 1.000 mensagens de atendimento grátis por mês em cada número. A forma de pagamento fica na conta de WhatsApp da clínica. O painel mostra a estimativa do mês.

Ensinar a Nina sobre a clínica

Convênios, reembolso, estacionamento, como funciona a primeira consulta, política de faltas. Tudo o que a recepção costuma explicar vai para a Base de conhecimento, e a Nina responde a partir dela. O que não estiver lá, ela não inventa: passa para a equipe.

1. Abra Base de conhecimento.
2. Dê um título e escreva como explicaria para uma recepcionista nova. Também dá para enviar um Word, Excel ou PDF.
3. Clique em Publicar na base. A Nina já usa na próxima conversa.

Não envie dados de pacientes. CPF é recusado, e ao enviar um arquivo o botão Ocultar dados pessoais limpa o que for de paciente antes de publicar.

Assumir e devolver uma conversa

A Nina responde sozinha. Quando o paciente pede uma pessoa, quando a pergunta não está na base ou quando há sinal de crise, ela passa a conversa para a equipe e o painel avisa com som. Em Conversas, as que precisam de você aparecem primeiro.

1. Abra a conversa marcada como precisa de você.
2. Clique em Assumir conversa e responda pelo próprio painel. Responder já assume: a Nina para de falar naquela conversa.
3. Resolvido, clique em Devolver ao assistente e a Nina volta a atender.

Som dos avisos: o navegador só toca som depois de um clique na página. Deixe o painel aberto no computador da recepção e clique uma vez ao abrir.

Marcar, remarcar e cancelar pelo painel

A maior parte das consultas a Nina marca sozinha pelo WhatsApp. Quando o paciente liga ou aparece na recepção, a equipe marca pela Agenda, que só mostra horários livres de verdade.

1. Marcar: clique em Nova consulta, preencha o paciente, escolha o atendimento, o profissional (ou Qualquer um) e um dos horários livres. Para sessões fixas, escolha Toda semana ou A cada 2 semanas.
2. Remarcar: clique na consulta, depois em Remarcar, e escolha o novo horário. Com Avisar o paciente marcado, a Nina manda a mudança pelo WhatsApp.
3. Cancelar: clique na consulta, depois em Cancelar consulta. Você escolhe se o paciente é avisado e pode escrever o motivo. O horário liberado vai para a lista de espera.

Lembretes: a Nina lembra o paciente antes da consulta e pede confirmação. Na agenda, cada consulta mostra se já foi confirmada.

Faltou? Clique em Faltou na consulta. Com Oferecer remarcar pelo WhatsApp marcado, a Nina pergunta se está tudo bem e oferece um novo horário. Quem já faltou recebe um lembrete reforçado no dia, se não confirmou.

Topo da Agenda: aparecem as consultas que passaram sem registro de realizada ou falta e os pacientes sumindo, quem vinha com frequência e está sem consulta há mais tempo que o de costume. A Nina não escreve para eles: o contato fica com a equipe.

Lista de espera que preenche sozinha

Quando não há horário que sirva, a Nina oferece a lista de espera ao paciente. Quando uma consulta é cancelada, ela oferece a vaga pelo WhatsApp para as 3 primeiras pessoas da lista que combinam com o atendimento. Fica com a vaga quem confirmar primeiro, e a consulta já entra na agenda.

1. Para incluir alguém pela recepção, abra Lista de espera e clique em Adicionar paciente.
2. Escolha o atendimento, o profissional (ou Qualquer profissional) e escreva a preferência, como "manhãs" ou "depois das 17h".
3. Clique em Adicionar à lista. O resto é automático: quem aceitou aparece como conseguiu vaga.

Sem resposta? A oferta vale até 2 horas. Se ninguém aceitar, a vaga passa para as próximas 3 pessoas. Vaga que começa em menos de 1 hora não é oferecida.

Férias, feriados e imprevistos

Um bloqueio tira o período da agenda: a Nina deixa de oferecer esses horários e sugere outro dia ou outro profissional.

1. Abra Equipe e horários e desça até Bloqueios (férias, feriados).
2. Escolha o profissional ou Clínica toda, as datas e, se quiser, o motivo.
3. Clique em Adicionar bloqueio. Para desfazer, use Remover período.

Já tem consultas no período? O bloqueio não cancela nada sozinho. Remarque ou cancele pela Agenda, com o aviso ao paciente.

Google Agenda conectado: compromissos marcados como ocupados no Google também bloqueiam os horários na Nina.

Alertas de crise

Se um paciente mostra sinal de risco, a Nina para tudo, envia uma mensagem fixa de acolhimento com CVV (188) e SAMU (192), passa a conversa para a equipe e avisa a clínica no painel, por e-mail, por WhatsApp e no celular. Se ninguém agir em 10 minutos, avisa de novo.

1. Antes: em Configurações → Alertas de crise, cadastre os celulares e e-mails de quem acompanha e clique em Enviar alerta de teste para conferir que chega.
2. No dia: abra a conversa pelo link do aviso (pede login), leia o que o paciente escreveu e faça o contato combinado pela clínica.
3. Registre no prontuário. Quando estiver tudo encaminhado, clique em Devolver ao assistente.

Privacidade: os avisos por e-mail, WhatsApp e celular não trazem nome nem mensagens do paciente, só o link para o painel. Tudo sobre como funciona e os limites está no Protocolo de crise.

Avisos no celular e resumo do dia

Cada pessoa liga para si, em Minha conta. Os avisos chegam mesmo com o painel fechado: possível crise, conversa precisando da equipe e mensagem nova numa conversa que você assumiu. O resumo do dia chega por e-mail às 7h, nos dias com atendimento.

1. No celular, instale o painel: abra app.ninaviva.com.br e escolha Adicionar à tela de início (no iPhone: Safari → Compartilhar). Ele abre como um app.
2. Em Minha conta, toque em Ativar avisos neste aparelho e permita as notificações. Chega um aviso de teste.
3. No cartão Resumo do dia, deixe marcado Receber o resumo do dia por e-mail: consultas, quem ainda não confirmou, links do Meet, horários livres e a lista de espera.

Quem recebe o quê: cada profissional recebe a própria agenda; o dono e os administradores recebem a de todos. Os avisos e o resumo não trazem sobrenome nem telefone de paciente.